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Un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalente

Notre PME – 70 personnes est spécialisée dans la prestation de services et de maintenance sur des automates de haute technologie utilisés dans le domaine médical. Notre métier : la maintenance sur sites clients – préventif et curatif – (45 techniciens SAV itinérants en France, Belgique et aux Pays Bas). Nous sommes aujourd’hui dans une dynamique de développement et nous recherchons notre :

 

Description du poste

Au sein de notre PME, vous travaillez dans les domaines suivants Facturation/Relances clients, Comptabilité, RH. Plus particulièrement, vous devez :

  • Comptabilité :
    – Vérifier les frais professionnels du personnel selon les règles URSAFF et procédure interne précise
    – Traiter les achats de l’entreprise ( consommable et fournitures) en comptabilité et contrôle de gestion
    – Enregistrer et comptabiliser les factures dans notre logiciel de comptabilité interne
    – Remplir différents tableaux de suivi de contrôle de gestion
  • RH :
    – Elaborer les documents de gestion du personnel (attestation employeur, plan de prévention, etc… )
    – Traiter, enregistrer et suivre les différents dossiers mutuelle nouveaux entrants ou changements de situations des salariés.
    – Gérer et suivre les visites médicales et les échanges/déclarations avec les médecines du travail
    – Effectuer le suivi des tableaux de bords RH (effectif, turnover, absentéisme)
    – Effectuer les déclarations administratives Maladie et AT et suivre la subrogation auprès des différentes CPAM
    – Participer à la préparation des paies de l’entreprise (contrôle des pointages, saisie des absences et évènements)
  • Facturation clients :
    – Enregistrer Devis/Bordereaux de livraisons des matériels entrants/sortants dans notre logiciel d’exploitation (EverwinGX)
    – Saisir des paiements clients + lettrage dans le logiciel comptabilité interne.
    – Mettre à jour des indicateurs de Chiffre d’affaires et de suivi du recouvrement.
    – Préparer les éléments à partir du logiciel comptable pour les relances paiements
    – Transférer de la facturation client en comptabilité + Vérification (CA facturé/CA comptabilisé) et gestion des écarts.

 

De manière plus générique :
– Prendre en charge le standard téléphonique
– Participer à la gestion du courrier de l’entreprise (affranchissement, réception et expédition de colis)
– Classer et archiver l’ensemble des documents administratifs pour chaque service

 

Profil recherché

Bac +2 ou niveau équivalent, idéalement BTS assistante de gestion de la PME, BTS Assistant Manager ou BTS support à l’action managériale.

Vous avez déjà travaillé au sein d’une PME au sein d’un service administratif .

Des connaissances en comptabilité notamment du plan comptable sont nécessaires.

Vous êtes organisé(e) et vous savez vous montrer souriant(e) et présentable .Ce métier nécessite un bon sens de l’écoute de la diplomatie, et des responsabilités pour s’adapter facilement à toutes les situations délicates. Vous êtes affecté à une grande variété de tâches et vous devez démontrer de la polyvalence au quotidien.

Vous pouvez être amené à avoir un contact direct avec le personnel en interne, les clients. Vos responsabilités pourront évoluer avec le temps.

Vous êtes à l’aise avec l’ensemble des outils du pack Office (ex : Publipostage).
Des formations spécifiques en interne sont prévues.
Salaire entre 1700 euros bruts et 1900 euros bruts mensuellement
Permis B et véhicule recommandé (site difficilement accessible en transport en commun)

Merci d’adresser votre candidature – CV et lettre de motivation – uniquement par mail à l’attention du service Ressources Humaines, à Mme Claire Wadin : c.wadin@s-inter.com